Yurt dışından satın alma

P2.3.3. Yurt dışından satın alma

  1. Proje yöneticisi Gerekçeli Talep Yazısını (GTY) hazırlar. (GTY Rektörlük makamına yazılır.)

          Not: Ödeme kaynağı proje bütçesi yerine bölüm/dekanlık/rektörlük payı ise, proje yöneticisi yerine harcama yetkilisi olarak, bölüm başkanı/dekan/rektör yardımcısı GTY’nı hazırlar.

  2. Proje yöneticisi demirbaşı/sarf malzemesini/hizmeti satan firmadan Teklif Mektubu (TM) alır ve Türkçe tercümesini hazırlar. GTY, TM ve tercümesini DÖSİM’e iletir.

  3. DÖSİM müdürü ve ilgili rektör yardımcısı satın alma talebini onaylar.

  4. DÖSİM görevlisi satın alma bedelini Merkez Bankası kurundan TL’ye çevirir. Kur oynamaları için pay bırakır.

  5. DÖSİM alınacak demirbaşın/sarf malzemesinin/hizmetin bir özetini içeren ve satın alma bedelinin DÖSİM hesabından mutemet hesabına aktarılması için gereken İzin Talep Yazısını (İTY) hazırlar.

  6. DÖSİM muhasebe işlemlerini yapar.

  7. DÖSİM müdürü ve ilgili rektör yardımcısı satın alma işlemini onaylar.

  8. DÖSİM satın alma bedelini DÖSİM hesabından mutemet hesabına aktarır.

  9. Mutemet firmaya ödeme yapılması için ilgili bölüm/birimden telefonla onay alır.

          Notlar:

  • 5000 dolar veya 5000 avro’ya kadar alımlar peşin ödeme (advance payment) yoluyla yapılabilir. Bu durumda alınacak teklifte veya proforma faturada (1) mal bedeli, (2) teslim şekli (FOB, CIF, EXW, CRF vb) ve (3) ödemenin yapılacağı banka hesap numarası belirtilmelidir.

  • 5000 dolar veya 5000 avro üzerindeki alımlar akreditifli ödeme (letter of credit) yoluyla yapılır. Bu durumda satıcı firma yukarıdakilere ek olarak (4) işlemin geri dönülemez (irrevocable), teyitli (confirmed L/C) veya teyitsiz (unconfirmed L/C) akreditifle mi yapılacağını belirtmeli, (5) ülkesinde oluşacak muhabir banka masrafını bildirmeli, (6) ödemenin asgari %90’ının mal yüklendikten veya hizmet tamamlandıktan sonra, %10’unun ise mal/hizmet proje yöneticisi tarafindan kabul edildikten sonra yapılacağını göz önüne almalıdır.

  • Bazı durumlarda bölüm/birim, ödemenin ürün teslim alındıktan sonra yapılmasını isteyebilir. Bu durumda DÖSİM gümrük masraflarını öder, ancak bu aşamada firma hesabına para yatırmaz.

  1. DÖSİM mutemeti yurt dışına havale için bankaya yazı gönderir.

  2. Banka firma hesabına para transferini yapar. Satın alma bedeli firmaya ödenir. Dekontlar gelir.

  3. Muhabir banka masrafı gelirse, DÖSİM mutemeti harcama olarak satın alma bedeline ekler.

  4. Demirbaş/sarf malzemesi gümrüğe geldiğinde, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının Dış Satın Alma birimi ürünü gümrükten çeker. Gümrük masraflarını DÖSİM’den alır.

  5. İlgili bölüm/birim ürünü teslim alır, Malzeme Teslim Tutanağını (MTT) hazırlar. MTT, faturanın aslı ve tercümesini DÖSİM’e iletir.

  6. DÖSİM onay belgesini hazırlar, muhasebe işlemlerini yapar.

  7. DÖSİM müdürü ve ilgili rektör yardımcısı satın alma işlemini onaylar.

  8. DÖSİM, para transfer ve gümrük masrafları dahil olmak üzere, harcama tutarını ödeme kaynağından (proje bütçesi veya bölüm/dekanlık/rektörlük payı) düşer.

  9. Mutemet hesabında artan para varsa, DÖSİM hesabına geri aktarılması için, DÖSİM mutemeti bankaya yazı gönderir.

  10. Banka artan parayı aktardıktan sonra, DÖSİM gerekli muhasebe işlemlerini yapar.