P2.3.1. Doğrudan temin yoluyla satın alma

1.   Teknik açıdan gereken durumlarda, proje yöneticisi teknik şartnameyi hazırlar veya hazırlanmasını sağlar. Şartname genellikle teçhizat alımı için gerekir.

2.   Satın alınacak demirbaş/sarf malzemesi/hizmet için, proje yöneticisi en az üç firmanın teklif vermesini sağlar. Satın almanın yapılabileceği firma yurt içinde tek yetkili satıcısı ise, proje yöneticisi firmadan noter onaylı “tek yetki belgesi” alır. Yurt dışından alım için ise, noter onayı gerektirmeyen tek yetki belgesini tercüme ederek onaylatır.

3.   Bölüm/birim mal sorumlusu tekliflerin karşılaştırıldığı Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağını (PFAT) hazırlar.

4.   Proje yöneticisi veya bölüm/birim mal sorumlusu ödeme kaynağının da belirlendiği Satın Alma Onay Belgesini (SAOB) hazırlar.

5.   Proje yöneticisi ve uygun gördüğü iki kişi (bölüm başkanı, bölüm/birim mal sorumlusu veya bir proje çalışanı olabilir) PFAT’nı ve SAOB’ni imzalar.

      Not: Ödeme kaynağı proje bütçesi yerine bölüm/dekanlık/rektörlük payı ise, proje yöneticisi yerine harcama yetkilisi olarak, bölüm başkanı/dekan/rektör yardımcısı SAOB’ni imzalar.

6.   Bölüm/birim mal sorumlusu, imzalanan PFAT’nı ve SAOB’ni DÖSİM’e iletir.

7.   DÖSİM müdürü ve ilgili rektör yardımcısı satın alma talebini onaylar.

8.   Proje yöneticisi veya bölüm/birim mal sorumlusu firmadan demirbaşı/sarf malzemesini/hizmeti ve faturasını alır.

9.   Bölüm/birim mal sorumlusu demirbaş/sarf malzemesi alımı için Ayniyat Giriş ve Çıkış Pusulasını (AGÇP), hizmet alımı için ise Teslim Tutanağını (TT)  hazırlar.

10. Bölüm/birim mal sorumlusu ve proje yöneticisi AGÇP’nı imzalar.

      Not: Ödeme kaynağı proje bütçesi yerine bölüm/dekanlık/rektörlük payı   ise, proje yöneticisi yerine harcama yetkilisi olarak, bölüm başkanı/dekan/rektör yardımcısı AGÇP’nı imzalar.

11. Bölüm/birim mal sorumlusu demirbaş/sarf malzemesi alımı için Taşınır İstek Belgesini (TİB) hazırlar, fatura ve AGÇP ile birlikte DÖSİM’e iletir. Hizmet alımı için ise fatura ve TT’nı DÖSİM’e iletir.

12. DÖSİM demirbaşın/sarf malzemesinin bölüm/birimin zimmetine aktarılması için gerekli işlemleri yapar.

13. DÖSİM firmanın vergi borcu kontrolünü yapar, sorun yoksa muhasebe işlemlerini yapar. Harcamanın tutarını ödeme kaynağından bloke eder.

14. DÖSİM müdürü ve ilgili rektör yardımcısı satın alma işlemini onaylar.

15. DÖSİM bloke edilmiş harcama tutarını ödeme kaynağından (proje bütçesi veya bölüm/dekanlık/rektörlük payı) düşer, satın alma bedelini firmaya öder.