P2.2.3. İş avansı kapama

1. Mutemet avans tutarı hesaba yattıktan sonraki 30 gün içinde harcamayı yapar ve faturalandırır. Zorunlu haller dışında, avans kapama belgelerinin 20 gün içinde DÖSİM'e iletilmesi gerekir.

   Notlar:

• Avans tutarı ile demirbaş alınamaz, sarf malzemesi ve hizmet alımları yapılabilir. Gerektiğinde ürünün hangi amaçla alındığını mutemet faturanın arkasına yazı ile açıklamak durumundadır. Ancak tadilat, inşaat, zemin döşemesi, boya badana gibi işlemler avans ile yapılamamaktadır. Temizlik malzemeleri, perde vs. alınamaz.

• Avans harcamalarında kredi kartı kullanılamaz, nakit ödeme yapılması zorunludur.

• Avans tutarı hesaba yatmadan harcama yapılamaz, fatura alınamaz.

• Fatura tarihi, avansın yasal süresi içindeki tarihler olmalıdır. Yasal süre, avansın hesaba yatırıldığı andan itibaren tatiller dahil 30 gündür.

• Avansın tümü harcandığında beklemeksizin, bir kısmı harcandığında artan bakiye tutarı ile birlikte en geç 21 gün içinde DÖSİM’e harcama evrakları teslim edilerek kapatılmalıdır. Süre 30 günü geçerse cezai işlem uygulanır.

• Hazırlanan faturalar kapalı düzenlenmelidir. Açık olarak düzenlendiyse tahsilat makbuzu faturaya eklenmelidir.

• Eğer banka veya internet aracılığı ile ödeme yapılmış ise dekont veya internet ödeme çıktısı faturaya eklenmelidir.

• Mutemetin, fatura miktarından damga pulu ve karar pulu vergilerini düşerek ödeme yapması beklenir. Yapılan harcamada KDV’siz fatura tutarının binde 15,17’si tutarındaki damga pulu vergisi ödenmez, ancak fatura tam tutarda düzenlenir.

  Örnek:

KDV hariç tutar: 100 TL

100x15,17/1000=1,52

Faturanın KDV dahil tutarı: 118 TL

118-1,52=116,48 TL ödeme yapılır, ancak fatura KDV dahil 118 TL olarak kesilir.

2. Mutemet Avans Kapama Onay Belgesini (AKOB) ve eki olarak Ayniyat Giriş ve Çıkış Pusulasını (AGÇP) hazırlar.    

   Notlar:

• Mutemet harcamayı yaptıktan sonra en geç 21 gün içinde AKOB’ni ve AGÇP’nı hazırlamalıdır.

• Mutemet gerekirse avans harcaması için ayrıntılı gerekçe yazısı da ekler.

3. Mutemet AKOB’ni ve AGÇP’nı imzalar, faturalarla birlikte ilgili bölüm/birim mal sorumlusuna iletir.

4. Bölüm/birim mal sorumlusu AKOB’ni ve AGÇP’nı imzalar ve bölüm başkanına (veya dengi birim yöneticisine) iletir.

5. Bölüm başkanı AKOB’ni ve AGÇP’nı imzalar ve DÖSİM’e iletir.

6. DÖSİM gerekli kontrolleri yapar, vergi ve bakiye tutarlarını hesaplar. Bakiye var ise, mutemet DÖSİM tarafından hesaplanan bakiye tutarını vezneye öder ve makbuz alır. Makbuzun bir kopyasını DÖSİM’e iletir.

7. DÖSİM muhasebe işlemlerini yapar.

8. DÖSİM müdürü ve ilgili rektör yardımcısı avans kapama işlemini onaylar.

9. DÖSİM bloke edilmiş harcama tutarını ödeme kaynağından (proje bütçesi veya bölüm/dekanlık/rektörlük payı) düşer.