DÖSİM yolluk avansı kapama

Y2. DÖSİM yolluk avansı kapama

1.   Seyahati gerçekleştiren proje çalışanı, görevlendirmesi bittikten sonraki 20 gün içinde yolluk avansını kapamak için Yurtiçi Yolluk Bildirim Formunu (YBF) veya Yurtdışı Yolluk Bildirim Formunu (YBF) doldurur, tüm harcama belgelerini ve varsa tercümelerini ekler.

      Notlar:

  • Avans 20 gün içinde kapatılmazsa, gecikilen her ay için %9/12 oranında ceza kesilir. Gecikme bir aydan kısa olsa bile, bir aylık ceza oranı uygulanır.

  • Yurtdışı seyahatlerde ODTÜ çalışanı YBF’na (1) avansın yattığı güne ait merkez bankası efektif döviz satış kuru çıktısını, (2) harcama belgeleri Türkçe değil ise tercümelerini, (3) pasaportunun resimli sayfasının ve giriş/çıkış damgalarının bulunduğu sayfalarının fotokopisini ekler.

  • Yurtdışı seyahatlerde YBF’nda dövizin TL’ye çevrilmesi hesaplarında, avansın yattığı güne ait merkez bankası efektif satış kuru kullanılır. Harcama tutarı bu kurdan TL’ye çevrilerek çalışana ödenir.

  • Yurtdışı seyahatlerde harcama belgeleri ODTÜ çalışanı tarafından tercüme edilebilir ve “tarafımdan tercüme edilmiştir” notu eklenerek bölüm başkanı (veya dengi birim yöneticisi) tarafından onaylanır.

  • Geçerli harcama belgeleri, otobüs/tren/uçak biletini (fatura bilgileri yer almıyorsa ayrıca faturasını), konferans katılım ücretini, konaklama giderlerini, taksi/metro vb ulaşım giderlerini gösteren belgeleri içerir.

  • Harcama belgesi olarak e-posta çıktısı veya e-bilet kabul edilmez, onaylı belgeler olmalıdır.

  • Yurtiçi seyahatlerde otobüs ile yolculuk edilirse, belge eklenmeden bilet ücreti talep edilebilir. Bu nedenle, kişi kendi aracını kullandığında otobüs bileti ücretini talep edebilir.

  • YBF’nda ODTÜ çalışanının gideceği yere, kadrosuna ve ek göstergesine göre hesaplanan günlük harcırah miktarı kullanılır.

  • Yurtdışı seyahatlerde günlük konaklama gideri, günlük harcırahın %40’ını aşamaz. Aştığı durumda, aşan kısmın %70’i ek konaklama gideri olarak ödenebilir. Bunun için ODTÜ çalışanı, gerekli hesaplamaların olduğu ayrı bir yazıyı daha YBF’na ekler.

  • Yurtiçi ve Kıbrıs’a yapılan seyahatlerde günlük konaklama gideri, günlük harcırahın %40’ını aşamaz. Aştığı durumda, günlük harcırahın 1,5 misline kadar konaklama gideri ödenebilir. Bunun için ODTÜ çalışanı, gerekli hesaplamaların olduğu ayrı bir yazıyı daha YBF’na ekler.

2.   ODTÜ çalışanı ve birim yetkilisi YBF’nu imzalar, ekleriyle birlikte ilgili dekanlığa (veya dengi birime) iletir.

3.   Dekan YBF’nu imzalar. Dekanlık tüm evrakları (YBF, harcama belgeleri ve varsa tercümeleri) DÖSİM’e iletir.

4.   DÖSİM gerekli kontrolleri yapar, vergi ve bakiye tutarlarını hesaplar. Bakiye var ise, DÖSİM avans bakiyesini geri ödemesi için seyahati gerçekleştiren ODTÜ çalışanını bilgilendirir. ODTÜ çalışanı bakiye tutarını vezneye öder ve makbuz alır. Makbuzun bir kopyasını DÖSİM’e iletir.

5.   DÖSİM muhasebe işlemlerini yapar.

6.   DÖSİM müdürü ve ilgili rektör yardımcısı avans kapama işlemini onaylar.

7.   DÖSİM yapılan harcamayı ödeme kaynağından (DÖSİM bütçesi) düşer.