İhale yoluyla satın alma

P2.3.2. İhale yoluyla satın alma

  1. Proje yöneticisi satın alınacak demirbaş/sarf malzemesi/hizmet için teknik şartname hazırlar veya hazırlanmasını sağlar.

  2. Teçhizat veya hizmetin yurt içinde tek yetkili satıcısı bulunması durumunda, proje yöneticisi Tek Kaynaktan Temin Edilen Mal Formunu (TKMF) veya Tek Kaynaktan Temin Edilen Hizmet Formunu (TKHF) hazırlar. Bu durumda ihaleye çıkılmaz, satın alma P2.3.1. Doğrudan temin sürecini izleyerek yapılır. Bu süreçte  “tek yetki belgesi” yerine TKMF veya TKHF kullanılır.

  3. Proje yöneticisi İhale Onay Belgesi (İOB) ve Yaklaşık Maliyet Hesap Cetvelini (YMHC) hazırlar.

  4. Proje yöneticisi ve uygun gördüğü iki kişi (bölüm başkanı, bölüm/birim mal sorumlusu veya bir proje çalışanı olabilir) İOB ve YMHC’ni imzalar.

      Not: Ödeme kaynağı proje bütçesi yerine bölüm/dekanlık/rektörlük payı ise, proje yöneticisi yerine harcama yetkilisi olarak, bölüm başkanı/dekan/rektör yardımcısı İOB’ni imzalar.

  1. Bölüm/birim mal sorumlusu imzalanan İOB ve YMHC’ni DÖSİM’e iletir.

  2. DÖSİM müdürü ve ilgili rektör yardımcısı satın alma talebini onaylar.

  3. DÖSİM idari şartname ve kamu ihale kanunu kapsamında gerekli ihale evraklarını hazırlar, ihaleye çıkar.

      Not: Karmaşık ihale süreci burada detaylandırılmamıştır. Mevzuat gereği zorunlu bekleme süreleri nedeniyle, ihalenin sonuçlanması en az iki ay sürer.

  1. İhale sonuçlandığında, DÖSİM ihaleyi alan firma ile imzalanacak sözleşmeyi hazırlar.

  2. DÖSİM adına ilgili rektör yardımcısı ve ihaleyi alan firma sözleşmeyi imzalar.

  3. Proje yöneticisi ihale konusu demirbaşı/sarf malzemesini/hizmeti firmadan teslim alır.

  4. İlgili bölüm/birim üç kişilik bir muayene ve kabul komisyonu oluşturur.

  5. Komisyon teslim alınan demirbaşı/sarf malzemesini/hizmeti inceleyerek Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağını (MKKT) hazırlar.

  6. DÖSİM satın alınan demirbaş/sarf malzemesi/hizmet için satıcı firmadan fatura alır.

  7. Bölüm/birim mal sorumlusu demirbaş/sarf malzemesi alımı için Ayniyat Giriş ve Çıkış Pusulasını (AGÇP), hizmet alımı için ise Teslim Tutanağını (TT)  hazırlar.

  8. Bölüm/birim mal sorumlusu ve proje yöneticisi AGÇP’nı imzalar.

      Not: Ödeme kaynağı proje bütçesi yerine bölüm/dekanlık/rektörlük payı ise, proje yöneticisi yerine harcama yetkilisi olarak, bölüm başkanı/dekan/rektör yardımcısı AGÇP’nı imzalar.

  1. Bölüm/birim mal sorumlusu demirbaş/sarf malzemesi alımı için Taşınır İstek Belgesini (TİB) hazırlar, fatura ve AGÇP ile birlikte DÖSİM’e iletir. Hizmet alımı için ise fatura ve TT’nı DÖSİM’e iletir.

  2. DÖSİM demirbaşın/sarf malzemesinin bölüm/birimin zimmetine aktarılması için gerekli işlemleri yapar.

  3. DÖSİM muhasebe işlemlerini yapar, harcamanın tutarını ödeme kaynağından bloke eder.

  4. DÖSİM müdürü ve ilgili rektör yardımcısı satın alma işlemini onaylar.

  5. DÖSİM bloke edilmiş harcama tutarını ödeme kaynağından (proje bütçesi veya bölüm/dekanlık/rektörlük payı) düşer, satın alma bedelini firmaya öder.