DÖSİM yolluk bildirimi

Y3. DÖSİM yolluk bildirimi

  1. Seyahate çıkacak ODTÜ çalışanı akademik görevlendirmesinin yapılabilmesi için gerekli süreci Personel Daire Başkanlığı ile tamamlar.

          (bknz: http://pdb.metu.edu.tr/akademik-gorevlendirme)

          Sürecin sonunda, ilgili dekanlık (veya dengi birim) görevlendirme için Yönetim Kurulu Karar (YKK) yazısını DÖSİM’e ve ODTÜ çalışanına iletir.

  2. Seyahati gerçekleştiren ODTÜ çalışanı, görevlendirme süresi dolduktan sonra seyahat masraflarının ödenebilmesi için Yurtiçi Yolluk Bildirim Formunu (YBF) veya Yurtdışı Yolluk Bildirim Formunu (YBF) doldurur, tüm harcama belgelerini ve varsa tercümelerini ekler.

      Notlar:

  • Yurtdışı seyahatlerde ODTÜ çalışanı YBF’na (1) YBF’nu hazırladığı güne ait merkez bankası döviz satış kuru çıktısını, (2) harcama belgeleri Türkçe değil ise tercümelerini, (3) pasaportunun resimli sayfasının ve giriş/çıkış damgalarının bulunduğu sayfalarının fotokopisini ekler.

  • Yurtdışı seyahatlerde YBF’nda dövizin TL’ye çevrilmesi hesaplarında, YBF’nun hazırlandığı güne ait merkez bankası satış kuru kullanılır. Harcama tutarı bu kurdan TL’ye çevrilerek çalışana ödenir.

  • Yurtdışı seyahatlerde harcama belgeleri ODTÜ çalışanı tarafından tercüme edilebilir ve “tarafımdan tercüme edilmiştir” notu eklenerek bölüm başkanı (veya dengi birim yöneticisi) tarafından onaylanır.

  • Geçerli harcama belgeleri, otobüs/tren/uçak biletini (fatura bilgileri yer almıyorsa ayrıca faturasını), konferans katılım ücretini, konaklama giderlerini, taksi/metro vb ulaşım giderlerini gösteren belgeleri içerir.

  • Harcama belgesi olarak e-posta çıktısı veya e-bilet kabul edilmez, onaylı belgeler olmalıdır.

  • Yurtiçi seyahatlerde otobüs ile yolculuk edilirse, belge eklenmeden bilet ücreti talep edilebilir. Bu nedenle, kişi kendi aracını kullandığında otobüs bileti ücretini talep edebilir.

  • YBF’nda ODTÜ çalışanının gideceği yere, kadrosuna ve ek göstergesine göre hesaplanan günlük harcırah miktarı kullanılır.

  • Yurtdışı seyahatlerde günlük konaklama gideri, günlük harcırahın %40’ını aşamaz. Aştığı durumda, aşan kısmın %70’i ek konaklama gideri olarak ödenebilir. Bunun için ODTÜ çalışanı, gerekli hesaplamaların olduğu ayrı bir yazıyı daha YBF’na ekler.

  • Yurtiçi ve Kıbrıs’a yapılan seyahatlerde günlük konaklama gideri, günlük harcırahın %40’ını aşamaz. Aştığı durumda, günlük harcırahın 1,5 misline kadar konaklama gideri ödenebilir. Bunun için ODTÜ çalışanı, gerekli hesaplamaların olduğu ayrı bir yazıyı daha YBF’na ekler.

  1. ODTÜ çalışanı ve birim yetkilisi YBF’nu imzalar, ekleriyle birlikte ilgili dekanlığa (veya dengi birime) iletir.

  2. Dekan YBF’nu imzalar. Dekanlık tüm evrakları (YBF, harcama belgeleri ve varsa tercümeleri) DÖSİM’e iletir.

  3. DÖSİM gerekli kontrolleri yapar, vergi ve yolluk ödeme tutarını hesaplar, muhasebe işlemlerini yapar.

  4. DÖSİM müdürü ve ilgili rektör yardımcısı yolluk ödeme işlemini onaylar.

  5. DÖSİM yapılan harcamayı ödeme kaynağından (DÖSİM bütçesi) düşer.